Parliamone — in tutta riservatezza.

La prima call di 30 minuti è diagnostica, non commerciale. L'obiettivo è capire se la vostra situazione richiede strutture internazionali e quale setup minimizza costi/complessità a parità di risultato.

Struttura della call

• Minuti 0-10: mappatura obiettivi (asset protection, IP holding, trading operations, residency planning), fatturato annuo stimato, paese residenza fiscale attuale, presenza di soci/UBO non-italiani.
• Minuti 10-20: overview giurisdizioni applicabili (es. UAE Free Zone per trading, Delaware LLC per IP holding, Malta PLC per licensing), trade-off trasparenza vs. costo (Lussemburgo €8k setup ma tier-1 banking, vs. BVI €2.5k ma KYC più stringente dal 2023).
• Minuti 20-30: next steps, documentazione necessaria, stima tempi e costi, domande aperte.

Output post-call

Entro 3 giorni lavorativi ricevete via email:

• Positioning paper (4-6 pagine): 2-3 scenari alternativi con pro/contro, costi itemizzati (governo fees, agent fees, compliance annuale), tempi milestone-based.
• Checklist documentale personalizzata (es. apostilled passport, proof of address recente <3 mesi, bank reference letter, CV professionale per direttori nominee).
• Proposta di mandato con scope, deliverable, fee structure (retainer + success fee o flat fee all-inclusive, a seconda della complessità).

Quando NON serve una struttura estera

Se fatturate <€200k annui senza IP trasferibili, probabilmente una SRL italiana semplificata (€1 capitale, regime forfettario fino a €85k) o partita IVA con regime agevolato è più efficiente. Vi diciamo chiaramente se l'internazionalizzazione anticipa problemi invece di risolverli.

La call è senza impegno: se alla fine decidete di non procedere, il positioning paper resta vostro come base per valutare altri advisor o per timing futuro.

Una call preparata dimezza i tempi di execution. Prima della call, raccogliete queste informazioni (anche in forma approssimativa):

Informazioni di base

• Residenza fiscale attuale: paese, se avete già ruling/interpelli aperti con Agenzia Entrate, se prevedete cambio residenza nei prossimi 24 mesi.
• Struttura societaria esistente: se operate già tramite SRL/SPA italiana, partita IVA, o siete dipendenti/liberi professionisti.
• Fatturato annuo (lordo): range è sufficiente (€100-250k, €250-500k, €500k-2M, >€2M). Determina se siete soggetti a Pillar 2 (tassa minima globale 15% per gruppi >€750M) o a normative CFC stringenti.

Obiettivo della struttura estera

• Asset protection: proteggere patrimonio personale/familiare da rischio imprenditoriale, separare holding da operating company.
• IP holding/licensing: detenere marchi, brevetti, software e concedere licenze a società operative (royalty deductible in Italia fino a certi limiti).
• Trading operations: fatturare clienti esteri direttamente, evitare stabile organizzazione in Italia (richiede sostanza economica reale: ufficio, dipendenti locali).
• Pre-exit planning: preparare holding per futura vendita parziale/totale, ottimizzare tassazione capital gain.
• Residency/HNWI planning: abbinare company formation a programmi residenza (UAE, Malta, Portogallo NHR abolito 2024 ma grandfathering per chi ha richiesto entro 2023).

Documenti utili (se disponibili)

• Ultimi 2 bilanci/unici (o dichiarazioni IVA se partita IVA): aiuta a stimare base imponibile trasferibile.
• Contratti principali clienti/fornitori: verifichiamo se prevedono clausole anti-assignment o change-of-control che bloccherebbero un re-invoicing via società estera.
• Asset intangibili: lista brevetti, marchi registrati (classe, paesi), copyright software, database clienti (GDPR-compliant se trasferite dati fuori UE).

Se non avete tutto pronto

Nessun problema: la call conoscitiva parte da dove siete. Possiamo stimare scenari anche solo con fatturato annuo + obiettivo macro. I documenti formali servono dopo, in fase di due diligence pre-incorporation.

Preparazione ottimale = 1 ora del vostro tempo pre-call, che si traduce in positioning paper immediatamente actionable.

Condividere dati finanziari, strategie di business e strutture patrimoniali richiede confidenzialità attorney-level fin dal primo contatto. Ecco come proteggiamo le vostre informazioni:

NDA automatica dal primo contatto

Inviando il form di contatto o partecipando alla call, entra automaticamente in vigore un Non-Disclosure Agreement unilaterale (Iverex verso cliente). Copertura:

• Tutte le informazioni condivise verbalmente, via email o tramite dataroom.
• Durata: 5 anni dal termine della relazione (o indefinita per informazioni che restano confidenziali per natura).
• Esclusioni standard: informazioni già pubbliche, obblighi di legge (es. AML reporting su transazioni sospette, che comunque non riguardano dati strategici di business).

Se richiedete un NDA bilaterale personalizzato (es. per condividere IP pre-filing o algoritmi proprietari), lo firmiamo prima di qualsiasi scambio documentale.

Dataroom AES-256 per documenti

Dopo la call conoscitiva, se procedete, attiviamo un virtual dataroom (tecnologia equivalente a quella di M&A tier-1):

• Crittografia AES-256 in transit e at rest.
• Accesso multi-fattore (2FA obbligatorio).
• Audit trail: log completo di chi ha visto/scaricato quali documenti (utile anche per voi in caso di coinvolgimento di advisor terzi).
• Watermarking automatico su PDF scaricati (opzionale, se richiedete extra-protezione su documenti sensibili).
• Retention policy: dopo chiusura progetto, documenti restano disponibili 24 mesi poi archiviazione offline o cancellazione a vostra scelta.

Comunicazioni email standard

Le email operative (non contenenti documenti riservati) viaggiano su TLS 1.3. Per comunicazioni contenenti dati personali di terzi (es. copie passaporti soci), preferiamo sempre upload su dataroom invece di allegati email.

Obbligo AML/KYC: cosa significa per voi

Come trust and company service provider (TCSP) regolamentato, abbiamo obblighi Anti-Money Laundering:

• Verifica identità UBO (Ultimate Beneficial Owner) con documento + proof of address.
• Source of funds su depositi >€15k (dichiarazione origine fondi, estratti conto ultimi 3 mesi).
• Screening sanzioni internazionali (OFAC, UE, UK).

Questi dati restano confidenziali e non sono condivisi con terzi salvo richieste autorità giudiziarie (MAR - Mutual Assistance Request formale). La compliance AML protegge anche voi: banche tier-1 accettano società formate da TCSP compliant, rifiutano quelle da nominee offshore opachi.

Bottom line: la confidenzialità non è incompatibile con compliance. Anzi, un advisor trasparente su AML è garanzia che la struttura reggerà due diligence bancarie e fiscali.

La velocità di risposta incide direttamente sui tempi di incorporation. Ecco i nostri SLA standard e come contattarci:

Tempi di risposta garantiti

• Email/form contatti: risposta iniziale entro 1 giorno lavorativo (lunedì-venerdì, esclusi festivi UK e italiani). Se la richiesta arriva venerdì sera, risposta entro lunedì fine giornata.
• Quesiti tecnici post-mandato (es. chiarimenti compliance): risposta entro 4 ore lavorative se urgente (marcato come HIGH priority), altrimenti 1 giorno lavorativo.
• Revisione documenti (draft MOA, articles, resolutions): 2 giorni lavorativi per first review, 1 giorno per iterazioni successive.

Canali attivi

Email: contatto primario per richieste nuove e scambio documentale. Indirizzo dedicato post-onboarding (es. vostroprogetto@iverex.com) per evitare che le email si perdano in inbox condivise.

Telefono/WhatsApp: disponibile su appuntamento dopo la call conoscitiva. Preferiamo evitare call a freddo per questioni complesse (meglio email strutturata → call mirata). WhatsApp utile per aggiornamenti rapidi ("banca ha richiesto documento X, ve lo invio su dataroom").

Video call: Zoom/Google Meet per:

• Call conoscitiva iniziale (30 min).
• Kickoff meeting post-firma mandato (60 min): roadmap dettagliata, Q&A.
• Checkpoint intermedi se incorporation richiede >6 settimane (es. licensing Malta, UAE mainland con approvazioni ministeriali).

Slack/Teams: per clienti con mandati multi-giurisdizione (es. gruppo con holding Lussemburgo + subsidiaries in 4 paesi) offriamo canale dedicato per coordinamento real-time con vostro CFO/legal counsel interno.

Cosa NON offriamo

• Supporto 24/7: progetti corporate non richiedono reattività immediate-style (a differenza di trading crypto dove 1 ora cambia regolamentazione). Preferite advisor che risponde bene in 1 giorno vs. male in 1 ora.
• Call esplorative multiple pre-mandato: la prima call è gratuita e completa. Ulteriori call pre-engagement sono a pagamento (€200/ora) per evitare "advisor shopping" inefficiente.

Escalation per urgenze reali

Se un'autorità vi richiede documenti entro 48h (es. tax audit, bank compliance review), contattateci immediatamente con subject [URGENT]. Attiviamo reperibilità partner per situazioni bloccanti.

Aspettativa realistica: un'incorporation UAE Free Zone richiede 7-10 giorni anche se rispondiamo in 1 ora. I tempi sono dettati da government approvals, non da velocità advisor. Diffidate di chi promette "SRL estera in 24 ore" senza chiarire che si tratta di shelf company pre-costituita (che porta liability pregresse e non ha storia bancabile).

La call conoscitiva è il milestone zero. Ecco il processo standard una volta deciso di procedere:

Step 1: Firma mandato e retainer (giorno 0-2)

Ricevete lettera di incarico che specifica:

• Scope: es. "incorporation BVI IBC + apertura conto EMI europeo + resident agent service anno 1".
• Deliverable: MOA/articles filed, certificate of incorporation, apostilled company docs, conto operativo con IBAN, registered office address.
• Fee structure: retainer (generalmente 30-50% del totale) + balance al filing + annual fees dal secondo anno.
• Esclusioni: es. "il mandato non include tax ruling italiano su CFC" (che potete richiedere come add-on).

Firmate digitalmente (DocuSign) e versate retainer. Da questo momento partono i tempi di incorporation.

Step 2: KYC e due diligence (giorno 2-7)

Caricate su dataroom:

• Copia passaporto di tutti UBO (beneficial owner >25%) e direttori, apostilled se giurisdizione lo richiede (es. Panama sì, BVI no).
• Proof of address <3 mesi (utility bill, estratto conto bancario con indirizzo).
• Bank reference letter da vostra banca attuale (formato standard: "cliente dal [anno], rapporto regolare, no negative records").
• CV professionale per direttori (se nominee forniti da noi, pensiamo noi; se volete essere director yourselves, serve CV che dimostri competenze gestorie).
• Source of funds se initial capital >€15k: estratti conto ultimi 3 mesi, contratti vendita asset, donation deed se regalo familiare.

Revisione KYC: 2-5 giorni. Se documenti incompleti o banca target richiede chiarimenti, vi notifichiamo immediatamente.

Step 3: Name approval e drafting (giorno 7-10)

Sottomissione name reservation al registry (es. "Vostranome Global Ltd"): 1-3 giorni per approval. Alcuni registri vietano parole come "bank", "insurance", "trust" senza licenza.

In parallelo, draftiamo:

• Memorandum of Association (MOA): oggetto sociale, sede, capital structure.
• Articles of Association: governance (quorum CdA, voting rights, dividend policy).
• First resolutions: nomina direttori, registered office, apertura conto bancario.

Invio draft per vostra revisione: 2 giorni per feedback, iterazioni se necessarie.

Step 4: Filing e incorporation (giorno 10-15 o più)

Submit al registry + pagamento government fees. Tempi:

• BVI IBC: 1-2 giorni.
• Delaware LLC: 3-5 giorni (expedited) o 2-3 settimane (standard).
• UAE Free Zone: 7-10 giorni se documenti completi.
• Malta PLC: 4-6 settimane (include notaio, registry, tax number).
• Lussemburgo Soparfi: 6-8 settimane (notaio, Registre de Commerce, autorizzazione ministeriale se holding regolamentata).

Output: Certificate of Incorporation (CI), company number, certified copies MOA/articles.

Step 5: Post-incorporation e banking (giorno 15-45)

• Apostille documenti (se serve per banche): 3-5 giorni tramite Hague authority.
• Application conto bancario: 2-4 settimane per EMI (Wise Business, Payoneer), 4-8 settimane per banche tradizionali (HSBC Expat, Barclays International). Alcune banche richiedono introduzione da relationship manager (la forniamo se disponibile).
• Tax registration: VAT number (se applicabile), registrazione EORI (per import/export UE), codice fiscale estero.

Step 6: Handover e BAU (Business As Usual)

Consegna corporate kit digitale:

• Tutti documenti filed + certified copies.
• Credenziali online banking.
• Calendario compliance: annual return deadlines, audit requirements (se applicabili), rinnovo resident agent.
• Contatto dedicated manager per anno 1.

Supporto post-incorporation: incluso nel mandato per primi 60 giorni (domande operative, chiarimenti banche). Dopo, disponibile con retainer mensile (da €200/mese per maintenance pura) o on-demand (hourly rate €150-250/ora a seconda complessità).

I costi di internazionalizzazione vanno oltre i "€X per incorporation". Ecco una breakdown realistica per evitare sorprese:

Componenti di costo

1. Government fees (non negoziabili)

• Pagamenti diretti ai registri societari, autorità licensing, notai obbligatori.
• Esempi: BVI incorporation fee £450, Delaware franchise tax $300/anno, UAE Free Zone license AED 10,000-20,000 (€2.5k-5k), Malta notaio €800-1,200.
• Non sono margine dell'advisor: pagate in trasparenza (vi forniamo ricevute ufficiali).

2. Professional fees advisor

• Due diligence KYC, drafting documenti, project management, interfaccia con registry/banche.
• Range tipici per incorporation pura:
  • Giurisdizioni semplici (BVI, Seychelles, Belize): €1,500-2,500 + govt fees.
  • Giurisdizioni mid-tier (Delaware LLC, UAE Free Zone, Hong Kong): €3,000-6,000 + govt fees.
  • Giurisdizioni tier-1 (Lussemburgo, Malta, Singapore con substance): €8,000-15,000 + govt fees + notaio.
• Holding complesse multi-layer (es. Lux Soparfi con sub-holding Malta per IP + UAE TradeCo): €25k-50k per struttura completa.

3. Nominee services (opzionali)

• Nominee director: €800-1,500/anno (fornisce firma ma no decision-making; voi restate UBO e controllate via PoA).
• Nominee shareholder: €500-1,000/anno (per privacy extra, ma registri UBO obbligano comunque disclosure a autorità).
• Registered office/agent: €300-800/anno (indirizzo legale, mail forwarding, annual return filing).

Alcuni advisor gonfiano margini qui: diffidate di nominee director a €5k/anno per IBC semplice (a meno che non sia ex-Big4 partner per holding regolamentata).

4. Banking/compliance

• Introduzione bancaria: €500-2,000 se richiede relationship manager tier-1 (HSBC Premier, Coutts). EMI (Wise, Revolut Business) non richiedono introduzione.
• Compliance check annuale: €300-600 per review documenti KYC updated, screening sanzioni, filing annual return.
• Audit obbligatorio (Malta, Lussemburgo se fatturato >soglia): €3k-10k/anno da auditor esterno (Big4 o mid-tier locale).

Cosa NON è incluso (e va budgetato a parte)

• Tax advisory italiano: interpello CFC, ruling su exit tax, pianificazione dividendi. Serve commercialista italiano con expertise internazionale (€2k-5k per ruling).
• Legal opinions per banche esigenti: alcune banche (es. svizzere) richiedono legal opinion da law firm locale che conferma validità incorporation (€1,500-3,000).
• Traduzioni giurate/apostille extra: se serve traduzione italiana giurata di MOA (€150-300) o apostille multipli (€50-100 per documento).
• Modifiche post-incorporation: aggiunta soci, aumento capitale, cambio oggetto sociale sono change-of-details billable (€500-1,500 per amendment a seconda giurisdizione).

Modelli di pricing

Flat fee all-inclusive: pagate cifra fissa per deliverable definito (es. €5k per UAE Free Zone turnkey con conto EMI). Pro: prevedibilità. Contro: meno flessibilità se scope cambia.

Retainer + hourly: retainer mensile (es. €1k/mese) che copre X ore advisory, eccedenze a hourly rate. Pro: ideale per progetti lunghi (licensing, regulatory approvals). Contro: rischio overrun se mal gestito.

Success fee: fee ridotto upfront + percentage su milestone (es. €2k + 10% del first year savings fiscali dichiarati). Raro in corporate (più comune in tax litigation recovery).

Pagamenti e billing

Accettiamo:

• Bonifico SEPA/SWIFT (no fee se SEPA, 0.1%-0.3% se SWIFT extra-UE).
• Carta di credito (Visa/Mastercard corporate, no Amex): fee processing 2.5% a vostro carico.
• Crypto stablecoin (USDT/USDC su Ethereum/Polygon): conversion rate al momento del pagamento, gas fee a vostro carico.

Billing: invoice al raggiungimento milestone (retainer a firma, balance a incorporation, annual fees anniversary date).

Trasparenza totale: vi forniamo itemized invoice con breakdown government fees vs. professional fees vs. disbursements (apostille, couriers, notaio). Zero voci "administrative fees" generiche.

Se un advisor non vi mostra questa breakdown prima di firmare, è red flag: probabilmente nasconde margini opachi o non ha controllo sui costi reali dei fornitori terzi.